תוכנית להמשכיות עסקית – רשת הביטחון של העסק שלך למצבי משבר

ראיון עם אלון רוזן, מנכ"ל שותף בחברת אלמנטס, לשעבר – מנכ”ל המשרד להגנת העורף ושותף להקמת רשות החירום הלאומית.

כאשר עסק אינו מסוגל לספק ללקוחותיו את המצופה ממנו, עלול להיווצר משבר אמון בינו לבין הלקוחות ומכאן הדרך לאובדן מוניטין ולעתים אף לפשיטת רגל, קצרה מאוד.

אסונות טבע, מלחמות, מגפות, התקפות סייבר ותקלות תמיד יכולות לקרות. את חלקן לא ניתן למנוע, למרות כל המאמצים ואמצעי הזהירות. בנקודה הזו ניצב כל עסק בפני אתגר אמיתי – כיצד להמשיך בפעילות למרות המשבר ולהתאושש לאחריו.

בדיוק בשביל מצבים כאלו נועדה תוכנית להמשכיות עסקית.

על השלבים השונים של תכנית המשכיות עסקית

שלב ראשון – הכרת הסיכונים

"נכון שאי אפשר להתכונן לכל תרחיש, אבל אפשר בהחלט להכיר את התרחישים הסבירים, ולפעול מראש כדי למנוע או לצמצם אותם." מפרט אלון רוזן, מנכ"ל חברת אלמנטס המתמחה בתחום ההמשכיות העסקית. "בשלב הראשון של התכנית אנו ממפים את הסיכונים העיקריים של הארגון, מנתחים את פוטנציאל הנזק שלהם, ומתעדפים אותם בהתאם."

שלב שני – מתודולוגיות למניעה וצמצום הנזק

לאחר מיפוי הסיכונים תוכנית ההמשכיות העסקית מפרטת דרכים לביטול הסיכון, או הפחתת הנזק במידה והסיכון בלתי נמנע.

"המדיניות הטובה ביותר בניהול משברים היא כמובן למנוע אותם מראש. לכן, כל תוכנית המשכיות עסקית צריכה לכלול אמצעי התראה, מיגון ונהלים שיסייעו למנוע במידת האפשר את האסון הבא.

יחד עם זאת תמיד נקודת ההנחה היא שלא ניתן למנוע משברים ב – 100%, ולכן התכנית גם מפרטת אמצעים לצמצום הנזק כגון גידור – במטרה לתחום את השפעת המשבר לחלקים מסוימים של הארגון, מבלי להביא להשבתה כוללת שלו. הפחתה – צמצום הנזק בקרות האירוע, למשל על ידי התקנת מערכות כיבוי אש אוטומטיות, שכפול של מערכות המידע בארגון לאתר חיצוני ועוד."

שלב שלישי – התמודדות בזמן אמת עם המשבר

למרות כל אמצעי הזהירות, לא תמיד ניתן להימנע ממצב משברי. אלון רוזן מפרט- "כאשר המשבר מתפרץ, המטרה היא לנהל אותו בצורה המיטבית כדי לשמור על רציפות תפקודית, לצמצם את היקף הנזקים ולהחזיר את העסק לשגרה במהירות האפשרית.

לשם כך חשוב למנות מבעוד מועד בעלי תפקידים בארגון שיהיו אחראים לניהול המשבר, ולהעביר להם הדרכות ותרגולים שוטפים כך שבזמן האמת ידעו כיצד עליהם להתנהל במציאות שנוצרה.

בנוסף, במרבית המקרים, יהיה צורך גם בהסכמי התקשרות עם גורמי סיוע חיצוניים שיוכלו לספק מענה בזמן אמת כגון: יועצי תקשורת, חברות לשיקום נזקים, מוקדי שירות לקוחות חיצוניים, מומחי אבטחת מידע ועוד. "

שלב רביעי – התאוששות וחזרה לשגרה

"תהליך ההתאוששות אינו מסתיים לאחר 'כיבוי השריפות' הראשוני, אלא רק לאחר שכל המערכות בארגון התאוששו במלואן וחזרו למצב של 'עסקים כרגיל'.

לשם כך תוכנית ההמשכיות העסקית מפרטת את כל שלבי ההתאוששות, ומתעדפת אותם לפי סדרי עדיפויות אשר נקבעו מראש.

השלב הבא כמובן הוא תחקור, הסקת לקחים ועדכון התכנית בהתאם לממצאים, שכן תוכנית המשכיות עסקית טובה היא כזאת אשר מתעדכנת באופן שוטף ונשארת רלוונטית לכל אורך חייו של הארגון"

לסיכום

"במהלך השנים האחרונות המציאות הוכיחה שוב ושוב שהדבר הצפוי ביותר הוא שהבלתי צפוי יקרה. מוכנות הארגון להתמודדות עם המציאות המשתנה באחת כשהמשבר מכה, יכולה להכריע האם הארגון ישרוד את המשבר ובאיזה מחיר.

תכנית המשכיות עסקית משפרת משמעותית את סיכוייו של הארגון לצלוח את המשבר בהצלחה ואף לצאת ממנו מחוזק. לדעתי, במציאות של ימינו, תכנית כזו היא הכרחית לכל הארגונים – קטנים וגדולים כאחד".

קרדיט תמונה FREEPIK